Buchungsbelege sind ein unverzichtbarer Bestandteil einer ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung und bilden die Grundlage für eine sachlich richtige und nachvollziehbare Erfassung aller wirtschaftlichen Aktivitäten eines Unternehmens. Sie sorgen dafür, dass finanzielle Vorgänge transparent dokumentiert werden und sowohl intern als auch gegenüber externen Stellen überprüfbar bleiben. Jede Einnahme und Ausgabe, jede Lieferung sowie jede erbrachte Leistung muss eindeutig belegt sein, um rechtliche und steuerliche Anforderungen zu erfüllen. Nur auf dieser Basis kann die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens realistisch dargestellt und beurteilt werden.
Im betrieblichen Alltag kommen verschiedene Belegarten zum Einsatz, die sich insbesondere nach ihrer Herkunft unterscheiden lassen. Externe Belege werden von außerhalb des Unternehmens ausgestellt und dokumentieren Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten oder Banken. Dazu zählen unter anderem Rechnungen, Quittungen, Kassenbons, Gutschriften sowie Kontoauszüge. Diese Unterlagen geben Auskunft über Zahlungsflüsse und Leistungsbeziehungen mit Dritten und sind für die Erfassung externer Geschäftsvorfälle unerlässlich. Interne Belege werden dagegen im Unternehmen selbst erstellt. Sie dienen der Dokumentation von Vorgängen, für die kein externer Nachweis vorhanden ist. Beispiele hierfür sind Eigenbelege, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Materialentnahmen aus dem Lager oder interne Umbuchungen. Durch diese internen Nachweise wird sichergestellt, dass auch innerbetriebliche Abläufe vollständig und korrekt in der Buchhaltung berücksichtigt werden.
Damit Buchungsbelege steuerlich anerkannt werden, müssen sie bestimmte formale Anforderungen erfüllen. Zu den Pflichtangaben zählen unter anderem der Name und die Anschrift des Ausstellers, eine fortlaufende und eindeutige Belegnummer sowie das Ausstellungsdatum. Zusätzlich muss klar erkennbar sein, welche Waren geliefert oder welche Leistungen erbracht wurden. Ebenso ist das vereinbarte Entgelt, der geltende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag anzugeben. Werden diese Angaben nicht vollständig oder fehlerhaft gemacht, kann der Beleg seine steuerliche Anerkennung verlieren. Dies kann insbesondere dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert oder Buchungen im Rahmen einer Prüfung beanstandet.
Ein weiterer wichtiger Aspekt im Zusammenhang mit Buchungsbelegen ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht Jahre. Andere steuerlich relevante Unterlagen, wie zum Beispiel Geschäftsbriefe, müssen in der Regel sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Während dieses Zeitraums müssen die Unterlagen jederzeit verfügbar, lesbar und vor Veränderungen geschützt sein. Zudem ist darauf zu achten, dass die Archivierung den Vorgaben der GoBD entspricht, unabhängig davon, ob die Belege in Papierform oder digital gespeichert werden.
Sollten Originalbelege verloren gehen, besteht die Möglichkeit, einen Ersatz in Form eines Eigenbelegs zu erstellen. Dieser muss den zugrunde liegenden Sachverhalt detailliert beschreiben und plausibel begründen, warum das Original nicht mehr vorhanden ist. Dennoch ist zu beachten, dass ein Eigenbeleg nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, da hierfür ein ordnungsgemäßer Originalnachweis erforderlich ist.
Die zunehmende Digitalisierung hat den Umgang mit Buchungsbelegen grundlegend verändert. Digitale Systeme ermöglichen eine effiziente Erfassung, eine übersichtliche Verwaltung und eine revisionssichere Archivierung von Unterlagen. Dadurch wird der administrative Aufwand reduziert und der Zugriff auf relevante Informationen deutlich erleichtert. Unabhängig von ihrer Form bleiben Buchungsbelege jedoch ein zentrales Instrument für eine transparente, rechtssichere und zuverlässige Buchführung.
