Die Bilanzierungspflicht bezeichnet die gesetzlich vorgeschriebene Aufgabe bestimmter Unternehmen, ihre finanziellen Aktivitäten eines Geschäftsjahres geordnet zusammenzufassen und in einem Jahresabschluss festzuhalten. Dieser Abschluss stellt die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens dar und besteht mindestens aus zwei zentralen Bestandteilen: der Bilanz, in der Vermögen und Schulden gegenübergestellt werden, sowie der Gewinn- und Verlustrechnung, die Aufwendungen und Erträge eines Jahres erfasst. Ziel dieser Verpflichtung ist es, Transparenz über die finanzielle Lage zu schaffen und eine zuverlässige Grundlage für steuerliche Bewertungen, Kreditentscheidungen und betriebswirtschaftliche Analysen zu liefern. Die rechtlichen Regelungen hierzu finden sich vor allem im Handelsgesetzbuch, ergänzt durch steuerliche Bestimmungen der Abgabenordnung. Ob ein Betrieb dieser Pflicht unterliegt, richtet sich in erster Linie nach seiner Rechtsform sowie in bestimmten Fällen nach dem wirtschaftlichen Umfang seiner Tätigkeit.
Bei Kapitalgesellschaften ist die Erstellung eines Jahresabschlusses stets vorgeschrieben. Dazu zählen unter anderem die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die Unternehmergesellschaft, die Aktiengesellschaft sowie ähnliche ausländische Gesellschaftsformen wie die Limited. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen hohe oder geringe Umsätze erzielt. Der Gesetzgeber verlangt hier eine umfassende Offenlegung der finanziellen Verhältnisse, da die persönliche Haftung der Gesellschafter beschränkt ist und Gläubiger daher besonders geschützt werden sollen.
Auch Personengesellschaften, sofern sie als Kaufleute gelten, müssen ihre Geschäftsvorfälle nach den Vorschriften des Handelsrechts dokumentieren. Hierzu zählen beispielsweise die Offene Handelsgesellschaft, die Kommanditgesellschaft und die Partnerschaftsgesellschaft. Aufgrund ihrer aktiven Teilnahme am wirtschaftlichen Verkehr ist eine ordnungsgemäße und vollständige Buchführung erforderlich, die sämtliche finanziellen Bewegungen des Unternehmens erfasst.
Für gewerblich tätige Einzelunternehmer gelten besondere Regelungen. Sie sind nicht grundsätzlich zur Bilanzierung verpflichtet, sondern erst dann, wenn festgelegte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschritten werden. Nach § 141 AO entsteht diese Pflicht, sobald der Jahresumsatz mehr als 800.000 Euro oder der Gewinn über 80.000 Euro liegt. Bereits das Erreichen eines dieser Werte ist ausreichend. Allerdings tritt die Verpflichtung zur doppelten Buchführung erst ein, wenn die Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschritten wurde. Bei neu gegründeten Unternehmen kann die Bilanzierungspflicht unter bestimmten Umständen bereits im ersten Geschäftsjahr beginnen.
Eine Sonderrolle nehmen die Freiberufler ein. Dazu gehören unter anderem Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Künstler oder Journalisten. Diese Berufsgruppen gelten nicht als Kaufleute und sind daher von den handelsrechtlichen Buchführungsvorschriften befreit. In der Praxis erstellen sie meist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, bei der lediglich die tatsächlich zu- und abgeflossenen Geldbeträge berücksichtigt werden. Dieses Verfahren ist einfacher und weniger zeitintensiv, erfüllt jedoch die steuerlichen Anforderungen.
Je nach Größe und Bedeutung eines Unternehmens kann der Jahresabschluss um weitere Elemente ergänzt werden. Dazu zählen insbesondere ein Anhang, der zusätzliche Erläuterungen zu einzelnen Positionen enthält, sowie ein Lagebericht, in dem die wirtschaftliche Entwicklung und Zukunftsaussichten beschrieben werden. Unabhängig von der Unternehmensform gilt für alle bilanzierungspflichtigen Betriebe eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für ihre Abschlüsse, um eine spätere Kontrolle durch die Finanzbehörden zu ermöglichen.
