Neue Vorschriften für Kassensysteme ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine gesetzlich festgelegte Anzeigepflicht für digitale Kassenlösungen. Ziel dieser Maßnahme ist es, der Finanzverwaltung einen präzisen Überblick über eingesetzte Systeme in Unternehmen zu verschaffen. Die technische Abwicklung erfolgt über das ELSTER-Portal mithilfe der sogenannten ERiC-Schnittstelle. Damit endet eine jahrelange Verzögerung bei der Umsetzung, die bisher an fehlenden digitalen Verfahren scheiterte.
Wen betrifft die Anzeigepflicht?
Alle Betriebe, die mit elektronischen Aufzeichnungssystemen arbeiten und dabei eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen, sind zur Registrierung verpflichtet. Dies umfasst nicht nur klassische Kassengeräte, sondern auch andere Lösungen mit Abrechnungsfunktion, etwa Waagen mit integrierter Belegausgabe.
Für Geräte, die bis einschließlich Juni 2025 angeschafft, gemietet oder geleast werden, gilt eine Übergangsregelung: Sie müssen bis spätestens 31. Juli desselben Jahres digital übermittelt werden. Bei späterer Anschaffung ist die Meldung innerhalb von vier Wochen vorzunehmen.
Was ist konkret zu erfassen?
Gemeldet werden müssen vollständige Informationen zum eingesetzten Kassensystem: Bezeichnung, Art des Geräts, Seriennummer, Sicherheitsmodul, Datum der Inbetriebnahme sowie die Anzahl der vorhandenen Einheiten. Auch Unternehmensdaten wie Name und Steuernummer gehören dazu. Im Falle einer Außerbetriebnahme ist sowohl das Datum als auch der Grund – etwa Austausch, Defekt oder Diebstahl – anzugeben.
Besonderheiten bei vernetzten Systemen
Auch wenn mehrere Geräte miteinander verbunden sind, muss jedes einzeln erfasst werden. Dies gilt allerdings nicht für Komponenten ohne direkte Zahlungsfunktion, wie etwa Bestellterminals. Wichtig ist, dass alle Systeme einer Betriebsstätte in einem gemeinsamen Vorgang eingetragen werden.
Auch Deaktivierungen müssen gemeldet werden
Wird ein Kassensystem nicht mehr genutzt, unterliegt auch dies der Mitteilungspflicht. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Gerät ersetzt wurde oder nicht mehr funktioniert. Entscheidend ist, dass die Abmeldung rechtzeitig – innerhalb eines Monats – erfolgt.
Rechtzeitig vorbereiten
Um Verzögerungen oder formale Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen frühzeitig eine Übersicht aller betroffenen Geräte und relevanten Daten erstellen. Diese lassen sich nach Freischaltung der digitalen Schnittstelle schnell und effizient übermitteln.
Erweiterung auf Taxameter und Wegstreckenzähler
Die Regelungen erfassen auch Fahrtenmessgeräte in Taxis oder Mietwagen, sofern diese mit TSE ausgestattet sind. Für Modelle ohne Sicherheitsmodul gilt bis Ende 2025 eine Duldung. Zusätzlich zur Seriennummer und Systemart ist bei diesen Geräten das amtliche Kennzeichen des zugehörigen Fahrzeugs anzugeben.
Zusammenfassung
Die neue Mitteilungspflicht sorgt für mehr Nachvollziehbarkeit im Bereich der digitalen Kassenführung. Unternehmen sollten organisatorisch vorsorgen, um sämtliche Anforderungen pünktlich und korrekt erfüllen zu können – und so Beanstandungen durch die Finanzverwaltung zu vermeiden.
